Una vez capturada la empresa que va a emitir facturas y los clientes que van a recibirlas, tenemos la opción de tener un listado de artículos en nuestra cuenta de f15 para evitar tiempos de captura en la facturación, o hasta llevar un inventario en los productos que manejamos.
Comenzamos por ingresar al listado de artículos, presionando el botón ‘Articulo’ en la parte superior del sistema de Facturación Opravy F15
En el listado de artículos podemos encontrar listados los productos con los que cuenta nuestro sistema, así como sus existencias, su lista de precios y algunas otras características; para anexar un nuevo producto al listado de artículos, presionamos el botón ‘Nuevo’ en la parte superior derecha por encima del listado.
Este proceso mostrará un formato que debemos llenar para el alta de un nuevo articulo.
Comenzamos indicando un código de barras para cada artículo, o en caso de no haber, un código reconocible por el usuario u omitir esta casilla; la descripción del articulo (marca, modelo, presentación), la unidad de medida (pieza, kg, no aplica en caso de ser un servicio); una casilla de estado para restringir la venta de un artículo sin tener la necesidad de borrarlo y 2 casillas para indicar el último costo al que se haya comprado el artículo y un costo promedio para fijarnos de forma informativa límites al momento de comprar nuevamente un producto
Después podemos encontrar una tabla de precios, para poder asignar diferentes precios (en algunas empresas depende del cliente al que se le vende) y asignar los impuestos específicos asignados para cada artículo.
Luego podemos observar una casilla para asignar descuento al producto (puede asignarse con cifra o porcentaje y cambiar esta configuración en los ajustes de facturación), la clasificación de la categoría en producto o servicio, las casillas para el registro de las existencias de nuestro producto y las existencias que consideramos óptimas y una serie de campos adicionales para poder escribir observaciones especiales para cada artículo.
La captura del artículo termina presionando el botón ‘Guardar’, ubicado en la parte superior derecha por encima de los formularios, lo que registra un nuevo producto y lo agrega al listado de artículos.
Creación de nuevos clientes en facturación Opravy F15
El siguiente paso en nuestro sistema de facturación, es la captura de un cliente, que es la entidad a quien emitiremos la factura.
Después de tener una empresa creada, procedemos a entrar en el listado de clientes para la creación de un cliente nuevo, para ello presionamos en la parte superior en el apartado cliente
Una vez en el listado de clientes, podemos observar los clientes ya capturados anteriormente; para agregar un cliente nuevo, presionamos la opción ‘Nuevo’ en la parte superior derecha por encima del listado
Luego de ésto, aparecerá un formato para el alta de un nuevo cliente; los campos indicados con un * son campos obligatorios y el no llenarlos hace que el sistema no permita registrar al nuevo cliente.
Aspectos importantes o que podrían ser confusos al momento del llenado:
- El código, se maneja como opcional; en la mayoría de los casos se captura para ahorrar tiempo en la búsqueda de un producto, ya sea con un identificador determinado, o un código de barras.
- El RFC es obligatorio aunque se muestre como opcional, ya que para ventas de mostrador se debe usar el RFC genérico; cuyo valor es XAXX010101000 para facturación en México y XEXX010101000 para el extranjero.
- la Razón Social es el nombre oficial con el que se identifica a una empresa o a una persona física o moral, correspondiente a un RFC (en caso de no ser el genérico); mientras que el nombre corto es el nombre común que se le otorga a la empresa o persona para identificarlo.
- El país es obligatorio en el llenado, pues es uno de los datos indispensables en la factura del SAT.
Para finalizar, podemos presionar el botón ‘Guardar’ para que el cliente sea registrado con éxito y aparezca en el listado de clientes.